بداية لكي نقارن بين موضوعين فإن علينا العودة الى مفاهيمها الأساسية وتعاريفها التي تضعها في إطار محدد وعلى ذلك فسنقوم بتعريف إدارة المعرفة وإدارة السجلات على حدا ومن ثم نقارن بين كل من مهامها ووظائفها وبيئتها:
إدارة المعرفة: يعرف (الحديثي، 2005) إدارة المعرفة بأنها: عملية يتم بموجبها استثمار راس المال الفكري الخاص بالمنظمة، بهدف الوصول إلى قرارات تتصف بالكفاءة والفعالية والابتكارية.
بينما ترى (الغامدي، 2008) بأنها: منظومة الأنشطة الإدارية القائمة على صياغة كل ما يتعلق بالأنشطة المهمة لضمان استمرارية تطور المنظمة في مواجهة المتغيرات.
وتعرف إدارة السجلات في دراسة (أمين،2012) بأنها: المجال الإداري المسؤول عن التحكم الفعال والنظامي في إنشاء السجلات واستلامها وصيانتها واستخدامها والتخلص منه، بما في ذلك العمليات التي تتضمن جمعها، والحفاظ على الدلائل والمعلومات التي تدعم أنشطة العمل والمعاملات في شكل سجلات.
ويمكن ان نستنتج من التعاريف السابقة التالي بأن:
- إدارة المعرفة هي استثمار لمصادر المعرفة الصريحة مثل (السجلات) لضمان استمرار تطور المنظمة في مواجهة المتغيرات من خلال اتخاذ القرارات المناسبة بناء على تحليل السجلات.
- إدارة السجلات هي العملية التي يتم بموجبها جمع وتنقية وتصنيف وتنظيم وتخزين وإتاحة الوصول والاستخدام للرجوع إلى السجلات أو التخلص منها، ليتم الاستفادة منها لدعم أنشطة العمل.
- إدارة السجلات عملية تنتهي بحفظ السجلات الى أرشيف الكتروني أو ورقي.
- إدارة المعرفة عملية مستمرة تستخدم قبل تصميم السجل وأثناء تصميمه وبعد عملية حفظ السجل النهائية.
- إدارة المعرفة هي دراسة للعلاقات بين البيانات داخل السجلات
- إدارة السجلات هي دراسة لعلاقة السجل بمنشئ السجل أو من قام بتعديله.
- إدارة السجلات هي حفظ لذاكرة المؤسسة.
- إدارة المعرفة هي استغلال لذاكرة المؤسسة.
ويمكن تمثيل العلاقة بين إدارة السجلات والوثائق وإدارة المعرفة بالشكل التالي:
ولشرح الشكل السابق: نبدأ بتحديد البيانات التي تعاد صياغتها من خلال معالجتها لتتحول الى معلومة في شكل وسيط ورقي او الكتروني، ثم يتم تصنيف وفهرسة ذلك السجل او الوثيقة وتوجه للحفظ، هنا تنتهي دورة حياة السجل وتبدأ عملية إدارة المعرفة باستغلال بيانات ذلك السجل المحفوظ واستخدام رأس المال الفكري لدراسة العلاقات بين تلك السجلات، للخروج بقرارات للتأثير على عمل المؤسسة والخروج بمنتج أو خدمة جديدة أو مطورة.
خاتمة:
يمكن القول بأن علاقة إدارة السجلات بإدارة المعرفة هي علاقة جزء من كل، بمعنى ان إدارة السجلات ماهي الا جزء من عمليات إدارة المعرفة أو مرحلة من مراحلها، حيث يتم الاستفادة من تلك السجلات في بناء معارف جديدة بشكل صريح يمكن تحويلها الى معارف ضمنية من خلال توزيع تلك المعرفة على العاملين في المنظمة او الجهة، وبالتالي يمكن تشبيهها بكرة الثلج حيث تبدأ من بيانات محدودة تحول الى معلومات ثم تعالج بطرق معينة تسمح بأن تكون معرفة قد تتحول الى منتج او خدمة ابتكارية.
المراجع:
- الحديثي، رامي، وعبد الكريم، محسن (2005) مبادلات اختيار استراتيجيات المعرفة، المؤتمر العلمي الدولي السنوي الخامس “اقتصاد المعرفة والتنمية الاقتصادية”، جامعة الزيتونة، الأردن.
- الغامدي، نوال سعيد عبد الله، ورسمي، محمد حسن. (2008). إدارة المعرفة كمدخل لتطوير الإدارة التعليمية للبنات بمحافظة جدة: دراسة على واقع استخدام إدارة المعرفة بمحافظة جدة قسم البنات (رسالة ماجستير). جامعة أم القرى، مكة المكرمة.
- أمين، وفاء صادق. (2012). إدارة المعرفة وإدارة السجلات أوجه الشبه وأوجه التكامل: دراسة تطبيقية على وثائق كلية الآداب جامعة القاهرة. أعمال المؤتمر الثالث والعشرون: الحكومة والمجتمع والتكامل في بناء المجتمعات المعرفية العربية: الاتحاد العربي للمكتبات والمعلومات ووزارة الثقافة والفنون والتراث القطرية، ج 2، الدوحة: وزارة الثقافة والفنون والتراث، قطر والاتحاد العربي للمكتبات والمعلومات (اعلم)، 973 – 990.