منهجية بناء وتطوير نظام إدارة وثائق

مقدمة:

 إن عملية التحول الرقمي بات أمراً لا مفر له مع تقدم التقنيات الحديثة في العالم اليوم، وإدارة الوثائق بشكلها الالكتروني أصبح واجباً على أي مؤسسة ترغب بتطوير إجراءات عملها، ولذلك يجب الاهتمام بالتقنيات التكنولوجية الحديثة من قبل المسؤولين في تلك المنظمات، لكن التحول التكنولوجي ليس بأخذ قرار التحول فقط، إنما تسبقه مجموعة من العمليات التي تحدد طبيعة التكنولوجيا المستخدمة في إدارة الأعمال وخصوصاً إدارة الوثائق في تلك الجهة ومن تلك العمليات ما يسبق اختيار النظام بدء بوضع خطة لتحليل نظام الاعمال وتحديد المشكلات من ثم تحديد المتطلبات ويليها التطبيق لعمل النظام المقترح وكيفية تحقيق الفائدة القصوى من ذلك النظام التقني،

ولكن لابد من الوضع في الاعتبار نظرية 20 – 80 التي تشير الى أن (20%) من نجاح تطبيق استخدام نظم إدارة الوثائق الالكترونية يتوقف على التكنولوجيا المستخدمة، أما نسبة (80%) الباقية فأنها تقف على المشكلات الخاصة بتغيير ثقافة العمل لدى العاملين بالمؤسسة ورغبتهم في استخدام النظام. (آمنة،2017).

أن تطبيق هذه النظرية يسمح بشكل تام بالتحكم بمخرجات الوثائق ويضعها في إطار تنظيمي أكبر ويحد من العشوائية في مسار الوثائق وتسلسلها الإداري ويعطي تحكم كامل لمسار الوثيقة الى حين حفظها واسترجاعها بشكل ميسر.

الإطار النظري:

الوثيقة الالكترونية: يعرفها (الشريف، 2007: 26) بأنها” تلك التي تنشأ وتدار وتحفظ من خلال تكنولوجيا الحاسب الآلي، سواء أنشئت من خلال استخدام تطبيقات الحاسب مثل الوثائق التي تنتج من برنامج معالجة الكلمات Word Processor أو تلك التي تم تحويلها من الشكل الأصلي (الورقي، رسومات، خرائط، ….) إلى الشكل الرقمي باستخدام أجهزة التصوير الرقمي”.

نظم إدارة الوثائق: تعرف نظم إدارة الوثائق بأنها النظم المعنية بتنظيم وترتيب الوثائق منذ انشائها في الجهاز الإداري وحتى خروجها منها وتمكن تلك النظم سهولة الرجوع اليها مع إمكانية الاشراف على عمليات خلق تلك الوثائق وتكوينها وطرق تداولها وحفظها وصيانتها وتخزينها وحمايتها من التلف والتخلص من الوثائق الغير هامة عند الحاجة للتخلص منها.(المالكي، 2009).

دورة حياة الوثائق الالكترونية:

مصادر إنتاج الوثائق الالكترونية:

يحدد (الشريف، 2007) مصادر انتاج الوثائق تحت التصنيفات الثلاثة التالية:

أولاً: الوثائق الناتجة من مصدر داخلي: وهي الوثائق التي تنتج من خلال التطبيقات المكتبية مثل برامج الاوفيس، ويلعب المستخدم دوراً في التحكم في عملية انشاء وتخزين الوثائق الالكترونية اثناء استخدامها.

ثانياً: الوثائق التي تأتي من مصدر خارجي: وتشمل الوثائق التي من المحتمل ان تتلقاها المنظمة من مصادر خارجية ومنها: المستندات ورسائل البريد الإلكتروني التي انتجت خارج المنظمة كنتيجة للرد على اتصال أو الوثائق التي تم تلقيها من منظمة أخرى أو من أحد فروعها الموجودة.

ثالثاً: وثائق الويب او الانترنت: وهي أحد المصادر المهمة المحتملة للوثائق والتي ربما تحتمل مثل وثائق المنظمات الحكومية التي تمتلك مواقع لها على الانترنت، وتحوي على وثائق يتم قيدها كوثائق رسمية.

أنواع نظم إدارة المحتوى:

يمكن تقسيم نظم إدارة الوثائق بشكل عام حسب عدة محاور يمكن تحديدها فيما يلي:

1. بيئة العمل:
   1. نظم الخادم والعمل.
   1. نظم داعمة للويب.
   1. نظم للحوسبة السحابية.
   1. نظم داعمة للهواتف الذكية.
2. التكلفة:
   1. النظم التجارية: ويتوافر العديد منها في السوق العربية منها على سبيل المثال: نظام الاركدوكس Arcodox، ونظام الأرشيف الالكتروني.
   1. النظم المجانية: ظهرت للتغلب على ارتفاع أسعار النظم التجارية، مثال نظام ICA Atom الممول من المركز الوطني للوثائق والبحوث بدولة الامارات العربية المتحدة.
   1. النظم مفتوحة المصدر: نظم مجانية ولكنها توفر الأكواد التي بني بها النظام مما يجعله قابل للتطوير من جانب المستخدمين مثل نظام: bitfarm-Archive Open Source DMS
3. الحجم:
   1. النظم الكبيرة: والتي يمكنها التعامل مع أكثر من 15000 مستخدم مثل DoucWare.
   1. النظم الصغيرة والمتوسطة: وهي المصممة للمؤسسات المتوسطة والصغيرة مثل نظام eDoX ونظام وثق للأرشفة الإلكترونية.

مفاتيح التطبيق الناجح لنظم إدارة الوثائق الالكترونية:

هناك عدد من النقاط التي يجب على أي جهة ترغب بتبني نظام إدارة وثائق معين أن تلتزم بها كي تحقق أهدافها المنشودة ومن ضمن تلك العمليات ما يلي:

مراحل تقييم واختيار النظام:

تحدد (السيد،2020) مراحل تقييم واختيار النظام:

1. التقييم القبلي: ويشمل تحديد المتطلبات العامة والوظيفية والفنية والمادية للنظام.
2. التقييم البعدي: ويشمل تقييم النظام بعد التشغيل الفعلي له لرصد مشكلاته أثناء التنفيذ وتقديم مقترحات التطوير المستقبلي.

ويمكن تمثيل خطوات التقييم والاختيار بالشكل التالي:

منهجية بناء نظام إدارة وثائق حسب مواصفة الايزو (15489):

تتلخص منهجية بناء نظم إدارة الوثائق حسب مواصفة ISO-15489 الى ثماني خطوات وهي:

شكل 5 – منهجية بناء نظم إدارة وثائق حسب مواصفة ISO-15489 (ميلاد، 2012).

أولاً: الفحص المبدئي (Preliminary investigation).

ومن خلاله يتم التعرف على فهم السياق الإداري والقانوني والعملي والاجتماعي الذي تعمل فيه المنظمة لكي تتمكن من معرفة العوامل الرئيسة التي تؤثر على حاجتها لإنشاء الوثائق والمحافظة عليها، وتوضح هذه النقطة مناطق القوة والضعف في إدارة الوثائق وبالتالي وضع قرارات فاعلة أو مؤثرة حول نظم إدارة الوثائق في المنظمة.

ثانياً: تحليل نشاط الأعمال (Analysis of business activity).

الغرض من تحليل نشاط الاعمال هو تطوير النموذج المعد عما تقوم به هذه الهيئة وكيف تقوم به (عملها)، وتوضح علاقة الوثائق بعمل الهيئة والأنشطة أو العمليات الإدارية فيها، وتساهم هذه الخطوة في اتخاذ القرارات حول اعداد وجمع وحفظ واستبعاد وإتاحة الوثائق وإمكانية الحصول عليها.

وينتج عن هذا التحليل:

• وصف موثق لعمل الجهة وانشطتها.
• خطة تصنيف للعمل يظهر وظائف الهيئة التي تقوم بها، وأنشطتها واجراءاتها في شكل هرمي (تدريجي).
• خريطة عمل لعمليات الجهة تبين الوثائق التي تم انتاجها واستلامها نتيجة لنشاط العمل في هذه الهيئة.

ثالثاً: التعرف على متطلبات الوثائق: Identification of requirement for records

الغرض من هذه الخطوة التعرف على ما تحتاجه الجهة لإعداد واستلام وحفظ وثائق الأنشطة الإدارية وتوثق هذه الاحتياجات بشكل منهجي منظم.

وينتج عن هذه الخطوة الآتي:

• قائمة بكل المصادر التي تحتوي احتياجات الوثائق المتعلقة بالهيئة.
• قائمة بالاحتياجات التنظيمية والإدارية، واي احتياجات أخرى تتعلق بحفظ الوثائق.
• تقرير من الإدارة العليا لتقييم الوضع.
• وثيقة رسمية تصدر للإدارة والموظفين لتحديد احتياجات الهيئة لكي تحفظ وثائقها.

رابعاً: تقدير وضع النظم الحالية: Assessment of existing systems

الغرض من هذه الخطوة هو عمل مسح شامل للنظم المعمول بها حالياً. وأية نظم معلومات أخرى لقياس مدى قدرتها على جمع وحفظ وثائق الأنشطة الإدارية بالهيئة، وسوف يساعد تقدير الوضع الحالي على كشف ثغرات بين متطلبات واحتياجات الهيئة المتفق عليها لوثائق وبين أداء ومبررات النظم الحالية.

وينتج عن هذه الخطوة التالي:

• قائمة حصر بنظم العمل الحالية للهيئة.
• تقرير يلخص المدى الذي يخاطب المتطلبات المتفق عليها من الجهة للوثائق.

خامساً: التعرف على سياسات تحديد متطلبات الوثائق: Identification of strategies for satisfying records management

الغرض من هذه الخطوة تحديد أفضل السياسات والإجراءات والمعايير والأدوات والأساليب التي ينبغي ان تتبناها الجهة لكي تضمن انشاء وحفظ الوثائق اللازمة للأنشطة الإدارية.

ويوضع في الاعتبار عند اختيار السياسات الأمور التالية:

• طبيعة الجهة وتاريخها وأهدافها.
• النشاط الإداري الذي تقوم به
• طريقة إدارة اعمالها.
• البيئة الالكترونية التي تدعمها.
• الثقافة السائدة في الهيئة.
• القيود الخارجية.

وينتج عن هذه الخطوة:

• قائمة وافية بالسياسات التي تحقق متطلبات الجهة للوثائق.
• نموذج على شكل خريطة للمتطلبات.
• تقرير من الإدارة العليا يوصي بتصميم استراتيجية شاملة.

سادساً: تصميم نظم الوثائق: Design of a records system

في هذه الخطوة يتم فيها تحويل الاستراتيجيات والوسائل التي تم اختيارها في المرحلة السابقة الى خطة لإقامة نظام وثائقي يفي باحتياجات الجهة (الاحتياجات التي تم تحديدها بالخطوة الثالثة) كما تعالج هذه الخطة أي مشكلة لإدارة الوثائق تم معرفتها وتحديدها بالخطوة الرابعة، وتتبنى هذه الخطوة تعريفاً واسعاً لكلمة نظام وتشمل الأشخاص والعمليات والأدوات والتكنولوجيا.

وتتضمن هذه الخطوة:

تصميم التغييرات التي ستحدث في النظم القائمة والعمليات والممارسات.

الحلول التكنولوجيا (تطوير النظام الالكتروني القائم او تبني نظام جديد).

تحديد أفضل السبل لدمج هذه التغييرات لتحسين إدارة الوثائق الجارية، غير المنظمة.

وتنتج عن هذه الخطوة:

• وضع خطط لمشروع نظام إدارة الوثائق مع عرض للمهام والمسؤوليات.
• وضع تقارير توضح نتائج المراجعة الدورية لتصميم النظام.
• توثيق التغييرات في الاحتياجات التي يعرضها كل من ممثلي المستفيدين وفريق العمل.
• وصف التصميم
• وضع قواعد النظام.
• وضع محددات النظام.
• وضع رسوم بيانية للنظام ومكوناته.
• نماذج لوجهات نظر النظام المختلفة (مثل العمليات والبيانات).
• معايير تفصيلية للحصول على المكونات التكنولوجية مثل البرمجيات والمعدات.
• خطة لحفظ الملفات – نظام الحفظ الخاص بالجهة.
• خطة تعرض تكامل النظام مع النظم والعمليات القائمة الحالية.
• التدريب الأولي واختبار الخطة.
• خطة تنفيذ النظام.

سابعاً: تطبيق نظام الوثائق: implementation of a records system

الغرض من هذه الخطوة وضع السياسات المناسبة لتنفيذ وتطبيق الخطة التي توضح كيفية تكامل كل أجزاء النظام معاً (العمليات – الإجراءات – العنصر البشري – التكنولوجيا).

وينتج عن هذه الخطوة:

• خطة المشروع مفصلة مع توضيح السياسات المختارة.
• توثيق السياسات والإجراءات والمعايير.
• مواد التدريب.
• توثيق عملية التحويل وإجراءات التهجير المستمرة.
• الوثائق المطلوبة لنظام اعتماد الجودة.
• تقارير ملاحظة الأداء.
• تقارير للإدارة.

ثامناً: مراجعة ما بعد التطبيق: Post-implementation review.

أخر خطوة هي مراجعة ما تم تطبيقه، والهدف من هذه الخطوة هو قياس تأثيرات فاعلية نظام الوثائق لتقييم عملية التطوير، بحيث يمكن معالجة أوجه القصور وإقامة نظام مراقبة لذلك لتحقيق استمرارية النظام.

وتتضمن هذه الخطوة:

• معرفة ما إذا كانت الوثائق أنشئت ورتبت طبقاً لضروريات الأنشطة الإدارية، وهل هي متعلقة بتلك الأنشطة التي تعتبر جزءاً منها أم لا.
• اجراء مقابلات مع الإدارة والعاملين وكافة المستفيدين من النظام.
• اجراء دراسات استقصائية حول النظام.
• فحص الوثائق التي تم تطويرها خلال المراحل السابقة من مشروع تطوير النظام.
• المراقبة والفحص العشوائي للنظام.

الإطار التطبيقي:

خطة تطوير نظام إدارة الوثائق في المنظمة:

تحتوي المنظمة على 10000 وثيقة إدارية وقابلة للزيادة، وتحتاج المنظمة الى تطوير نظام إدارة الوثائق فيها للعمل بكفاءة وفاعلية أكبر.

ويمكن من خلال تطبيق منهجية بناء نظم إدارة الوثائق حسب مواصفة ISO-15489 التعرف على خط سير انتاج الوثائق الإدارية، وعمل التحسينات عليها، ومن خلال تلك المواصفة ايضاَ اقتراح نظم الكترونية قابلة لاستيعاب الكم المتزايد من حجم الوثائق الإدارية واستيعابها.

ومن هذا المنطلق علينا أن نركز على المعايير التي طرحتها المواصفة ISO-15489 للتعرف على أفضل الوسائل المناسبة لتطوير نظام إدارة الوثائق بالمنظمة لتحقيق هدف المنظمة.

وتعتمد مواصفة ISO-15489 على ثمان معايير رئيسية كما هو موضح بالشكل (5) يمكن من خلالها تقييم النظام الحالي وتطويره والوصول الى النظام المأمول.

وعلى ضوء ذلك اعتمد الباحث في خطته لتطوير نظام إدارة الوثائق على نقطتين:

أولاً: تطبيق مواصفة ISO-15489 لتحليل النظام الحالي والتعرف عليه وتطوير العمليات.

ثانياً: البحث عن نظام الكتروني قادر على استيعاب تلك المتغيرات.

أولاً: تطبيق مواصفة ISO-15489 لتحليل النظام الحالي والتعرف عليه وتطوير العمليات.

ثانياً: البحث عن نظام الكتروني قادر على استيعاب متطلبات الجهة:

اعتماداً على قائمة المراجعة التي أعدتها (السيد،2020) فقد تم اختيار نظامين وعمل مقارنة فيما بينهما لأهم (5) متطلبات فنية ووظيفية لكلاً من (التقاط الوثائق – تكشيف الوثائق – الاختزان والتصرف – إدارة الوثائق – البحث والاسترجاع).

المتطلب الأول: التقاط الوثائق:

المتطلب الثاني: تكشيف الوثائق:

المتطلب الثالث: الاختزان والتصرف:

المتطلب الرابع: الادارة:

المتطلب الخامس: البحث والاسترجاع:

اختيار النظام:

بناء على تقييم وتحليل النظام حسب مواصفة الآيزو 14589 ووضع الخطة لتحديد المتطلبات والاحتياجات الفنية والوظيفية للنظام في قوائم المراجعة في الجداول ^{(2)(3)(4)(5)(6)} فقد وقع الاختيار على نظام InfoFort لعدة اعتبارات:

• التحديثات المتوفرة للنظام بشكل دوري.
• توافر الدعم الفني والتقني للنظام.
• عدد الاعتمادات والجوائز الحاصل عليها النظام.
• منشئ النظام لديه عدة مكاتب متعددة بالشرق الأوسط وبالمملكة العربية السعودية تحديداً.
• إمكانية ربط النظام بالمنصات السحابية.
• دعم النظام للهواتف الذكية والتي تعمل بنظامي (Android – iOS).
• تقديم مستوى عالي من الأمان من خلال تشفير الملفات باستخدام bit 128.
• المرونة السعرية لشراء النظام فهو يوفر عدة خيارات للشراء أما على أساس عدد المستخدمين أو الاشتراك الشهري.
• يعمل عن طريق الويب ويدعم جميع متصفحات الويب الرئيسية.

ويمكن القول بأن نظام InfoFort لإدارة الوثائق يحقق الخصائص المطلوبة للنظام المقترح وهي:

خاتمة:

يمكن القول بإن اعداد خطة تطويرية لنظام إدارة الوثائق في منظمة ما لا يعني بالضرورة التركيز على الجانب التقني فقط دون النظر الى السياسات والإجراءات داخل المنظمة، ودون النظر الى محتوى وطبيعة الوثيقة ذاتها، أن التحول الرقمي لأنظمة إدارة الوثائق يعد جزءاً من منظومة سياسات وإجراءات أكبر، تبدأ من تحليل الحالة المهنية والاجتماعية والتنظيمية والإدارية داخل المنظمة وتمر عبر تفاصيل سير العمليات داخل المنظومة الإدارية وتنتهي بترجمة واقعية للوثيقة بشكلها النهائي داخل النظام.

المراجع:

الكتب:

• المالكي، مجبل لازم. (2009) علم الوثائق وتجارب في التوثيق والأرشفة. عمان: الوراق 44-45.

المقالات العلمية:

• ميلاد، سلوى علي. (2012). أهمية المعيار الدولي (أيزو 15489) للأرشيفات الجارية والتاريخية. أعمال المؤتمر الثالث والعشرون: الحكومة والمجتمع والتكامل في بناء المجتمعات المعرفية العربية: الاتحاد العربي للمكتبات والمعلومات ووزارة الثقافة والفنون والتراث القطرية، ج 1، الدوحة: وزارة الثقافة والفنون والتراث، قطر والاتحاد العربي للمكتبات والمعلومات (اعلم)، 400 – 433.
• السيد، أماني محمد. (2020). نظم الأرشفة وإدارة الوثائق بالمؤسسات: دراسة استكشافية للمتطلبات الفنية والوظيفية. اعلم: الاتحاد العربي للمكتبات والمعلومات، ع25، 75 – 110
• آمنة، محمد عزت. (2017). تطبيق نظام إدارة الوثائق الإلكترونية داخل المؤسسات: الأفراد مفتاح النجاح. المجلة الدولية لعلوم المكتبات والمعلومات: الجمعية المصرية للمكتبات والمعلومات والأرشيف، مج4، ع2، 320 – 325.
• الشريف، أشرف محمد عبد المحسن. (2007). إدارة الوثائق الإلكترونية في المنظمات الحكومية: المعايير والإجراءات. اعلم: الاتحاد العربي للمكتبات والمعلومات، ع 1، 23 – 52.
• كلو، صباح محمد عبد الكريم، والتوبي، عزة عبد الله. (2014). المعايير الوظيفية للنظم الإلكترونية لإدارة الوثائق الجارية والوسيطة في الوحدات الحكومية في سلطنة عمان: دراسة تقييمية. المؤتمر الخامس والعشرون: جودة الأداء في المكتبات ومراكز المعلومات والأرشيف: الإتحاد العربي للمكتبات والمعلومات – اعلم، تونس: الاتحاد العربي للمكتبات والمعلومات (أعلم) ودار الكتب الوطنية، 1657 – 1711.

المواقع الالكترونية:

• موقع دوكشيف لنظم إدارة الوثائق متاح للاطلاع على: http://www.docchive.com/index.html تاريخ الاطلاع: 13/03/1443هـ.
• موقع انفوفورت متاح للاطلاع على: https://www.infofort.com/ar/services/electronic-document-management-system.aspx تاريخ الاطلاع: 13/03/1443 هـ